El miedo a perder los datos es el motivo real por el que la mayoría de autoescuelas sigue con un programa que no le gusta. Esta guía es para quitártelo de encima, la uses con nosotros o con cualquier otro.
No estás pidiendo un favor. En la relación entre tu autoescuela y tu programa de gestión, la autoescuela es la responsable del tratamiento y el proveedor de software es el encargado. El artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos obliga al encargado a «suprimir o devolver todos los datos personales, a elección del responsable, una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento».
Léelo otra vez: a elección del responsable. Es decir, a tu elección. Y tú puedes elegir que te los devuelvan.
Esto cambia por completo la conversación. Cuando llamas a tu proveedor y le dices «me gustaría que me pasarais los datos», estás pidiendo un favor y te pueden dar largas. Cuando le escribes citando el artículo, estás ejerciendo un derecho y le corre un plazo.
Ojo con un matiz que se confunde a menudo: el derecho de portabilidad del artículo 20 del RGPD es del alumno, no de la autoescuela. El que a ti te sirve es el 28.3.g, y es más fuerte, porque no depende de que cada alumno lo pida.
Si falta uno de estos ocho, la migración queda coja y lo descubrirás tarde. Pídelos todos aunque creas que alguno no lo necesitas.
| Qué | Por qué importa |
|---|---|
| Alumnos | Nombre, DNI, teléfono, correo, dirección, fecha de alta, permiso al que se presenta y estado. Es lo básico y lo que más duele volver a teclear. |
| Clases prácticas | Fecha, hora, alumno, profesor, vehículo y si se dio o no. Sin esto pierdes el historial de cada alumno. |
| Cobros y saldos | Qué ha pagado cada alumno y qué le queda. Es lo que más discusiones evita el primer mes. |
| Facturas emitidas | Número, fecha, base, IVA y total. Tienes obligación fiscal de conservarlas, así que esto no es opcional. |
| Contratos | Los firmados por cada alumno, aunque sean PDF. |
| Vehículos | Matrícula, marca, modelo, fechas de ITV y mantenimientos. |
| Profesores | Datos, horarios y a qué alumnos llevan. |
| Tarifas | Precios de clases, bonos, matrícula y tasas. Se te olvidará la mitad si tienes que reconstruirlas de memoria. |
Cópialo, cambia lo que va entre corchetes y mándalo. Por correo, nunca por teléfono: necesitas que quede la fecha en que lo pediste.
Nota: pedir la exportación no es dar de baja el servicio. Puedes pedir tus datos y seguir siendo cliente mientras decides. Si te dicen lo contrario, es su política comercial, no la ley.
Cobrar por devolverte tus propios datos es discutible como mínimo. Insiste por escrito citando el artículo y pide que te detallen en qué se basa ese cargo. En muchos casos desaparece en cuanto lo pides por escrito.
Un PDF cumple la letra pero no la finalidad. Responde pidiendo expresamente formato estructurado y reutilizable, que es lo que permite ejercer el derecho de verdad. Si aun así insisten, guarda esa respuesta: es la prueba de que se te puso una traba.
Por eso el correo lleva un plazo de quince días. Cuando se cumpla, reenvía el mismo mensaje añadiendo la fecha del primero.
Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Es gratuita, se hace por internet y no necesitas abogado. En la práctica, la inmensa mayoría de proveedores entrega los datos mucho antes de llegar ahí, precisamente para no llegar ahí.
Con la misma honestidad que el resto de la guía: esto es lo que hacemos en IAMESS, y lo contamos para que lo compares, no porque tengas que venir aquí.
Esa última línea es la que conviene exigirle a cualquier proveedor, incluidos nosotros. Un programa que te deja entrar fácil y salir difícil te está diciendo algo.
Sí. Tu autoescuela es la responsable del tratamiento y el proveedor es el encargado. El artículo 28.3.g del RGPD le obliga a suprimir o devolver todos los datos personales, a elección del responsable, cuando termina el servicio. Tú eliges, y puedes elegir que te los devuelvan.
CSV o Excel, un archivo por cada tipo de dato, con las cabeceras de columna. Un PDF no sirve para migrar porque hay que volver a teclearlo todo.
Pídelo por escrito citando el artículo y con un plazo de quince días. Guarda el correo. Si no hay respuesta, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos, que es gratuito y se hace por internet.
Con los datos en la mano, la carga es cuestión de días. Lo que alarga el proceso es conseguir la exportación. Empieza por una sede, mantén el antiguo unas semanas en paralelo y no lo hagas en temporada de exámenes.
No deberías, y además tienes obligación fiscal de conservarlo. Exporta el listado completo antes de dar de baja nada. Con VeriFactu, la cadena de huellas de las facturas antiguas se queda en el sistema donde se emitieron y el programa nuevo empieza una cadena propia.
Mándanos el export como te lo hayan dado y te lo dejamos funcionando con tus alumnos dentro. Incluido, y sin que tengas que decidir nada todavía.
contacto@iamess.com · +34 661 81 47 66
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